Overdragen digitaal archief
Het stadsarchief beheert bestanden die digitaal zijn aangemaakt en nog steeds digitaal zijn. Zulke bestanden noemen we 'digital born'. Voor een digital born archief is het belangrijk dat bestanden in een bepaald formaat zijn gemaakt, dat er een logische mappenopbouw is en dat de mappen en bestanden duidelijke namen hebben. Een digitaal archief kan ons worden aangeleverd door middel van externe harde schijven, via een download-link, USB-sticks of via e-mail.
1. Orden en selecteer
Bij de meeste mensen zit al een ordening in hun archief. Het is vaak niet nodig om deze ordening te wijzigen. Na het maken van een overzicht moet worden beslist welke bestanden bewaard moeten blijven. Gooi dubbele bestanden en niet-definitieve versies van een document weg.
Voor archieven van onder meer stichtingen en verenigingen staat hieronder: Wat kan weg, wat moet bewaard? Klik erop en er verschijnt een overzicht van wat weg kan en wat niet. Overleg bij twijfel met de experts van Stadsarchief Rotterdam.
Wat kan weg, wat moet bewaard?
-
Categorie Bewaren Weggooien Jaarverslagen Voltooide jaarverslagen Verzamelde gegevens voor het jaar verslag Correspondentie Correspondentie over belangrijke eigen activiteiten Ter kennisname ontvangen berichten; kerstwensen e.d.; uitnodigingen voor bijeenkomsten die niet bezocht zijn Bestuur Agenda's, notulen en bijlagen van vergaderingen, naamlijst van bestuursleden en hun zittingsperiode Presentielijsten; berichten van verhindering; stembriefjes; documenten over benoeming of ontslag Organisatie Documenten over de oprichting van de organisatie en eventuele subcommissies; statuten, huishoudelijke reglementen; documenten over de wijziging ervan; documenten over opheffing van de organisatie of commissies Activiteiten Documenten over de kernactiviteiten Documenten over routine-activiteiten bijvoorbeeld over kantinebeheer, huishoudelijke dienst, vakantiedata Eigendommen Koop-, huur- en pachtcontracten van gebouwen en terreinen; technische tekeningen; documenten over verbouwingen Documenten over meubilair en apparatuur Financiën Begrotingen; jaarrekeningen; balansrapporten; grootboeken; documenten over ontvangen legaten en subsidies. Kasboeken; facturen, kwitanties; gegevens over de begroting of de jaarrekening; overzicht van beleggingen; bankafschriften.
NB: deze gegevens mogen pas worden vernietigd na afloop van de wettelijke bewaartermijn.
Let op: als er geen jaarrekeningen zijn, moeten de kasboeken worden bewaard.Leden Agenda's, notulen en bijlagen van ledenvergaderingen; ledenlijsten; documenten over onderscheidingen van leden Presentielijsten; berichten van verhindering; stembriefjes; documenten over de organisatie van de vergaderingen; aanmeldingen en opgezegde lidmaatschappen; enquêteformulieren. Public Relations Persberichten, krantenartikelen over de eigen organisatie, eigen publicaties als nieuwsbrieven, periodieken, folders, boeken, website Kopij voor nieuwsbrieven of artikelen. Knipsels, artikelen, tijdschriften of boeken die verzameld zijn maar waarin de organisatie niet specifiek wordt genoemd. Overige categorieën Documenten over jubilea; documenten over de zorg van het archief; documenten over bijzondere gebeurtenissen (bijvoorbeeld rechtszaken).
2. Zorg voor de juiste bestandsformaten
Foto’s, afbeeldingen, geluidsopnamen en video’s die in opdracht van de organisatie of door medewerkers zijn gemaakt, horen ook bij het archief. Als ze in een bestand worden aangeleverd, wil het stadsarchief deze het liefst in een bepaald formaat.
Voorkeursformaten en acceptabele formaten
-
Voorkeursformaten Audio WAV, WAVE, BWF Database SQL, SIARD, ODB Document PDF/A-1, PDF/A-2, ODT E-mail EML Image TIFF, PNG Presentatie ODP, PDF/A Spreadsheet ODS, CSV, PDF/A Vector Image SVG Video Uncompressed 10-bit AVI , MOV, ProRes 4.2.2HQ Websites WARC Acceptabele formaten Audio MP3, AAC Database ACDB, MDB Document PDF 1.7, DOC, DOCX E-mail MSG, PST, MBOX Image JPEG, JPG, JP2, JPX Presentatie PPT, PPTX Spreadsheet XLS, XLSX Vector Image In overleg Video MXF, MPEG-4, MKV Websites ARC Toch een bestand met een ander formaat wat echt bij het archief hoort?
Neem voor de mogelijkheden contact op.
3. Breng een mappenstructuur aan
Een goede mappenstructuur is belangrijk voor een over te dragen digitaal archief of collectie. Een goede mappenstructuur heeft een logische opbouw. Zet losse documenten, dus bestanden die naast mappen staan, in mappen met een relevante naamgeving of maak een nieuwe map aan.
4. Benaming van mappen en bestanden
Geef mappen en bestanden betekenisvolle en duidelijke namen. Dan zijn documenten makkelijker terug te vinden. Algemene regels voor bestandsnamen zijn:
- Gebruik alleen letters, cijfers en een laagliggend streepje (_)
- Gebruik geen afkortingen.
- Gebruik géén extensie-termen in de naam. Dus bijvoorbeeld fotodoc.doc.
- Schrijf de datum op volgorde van jaar, maand, dag. Bijvoorbeeld 1972-07-26.
- Kies een vaste volgorde voor de opbouw van de bestandsnamen.
Bijvoorbeeld: datum_soortdocument_naamversie.extensie (ingevuld: 20230831_beleidsnota_groenbeheer_02.pdf).
5. Stel een toelichting op
Om een archief begrijpelijk te maken voor buitenstaanders is er een toelichting op het archief nodig. Maak een korte samenvatting van de inhoud, in welke talen de documenten zijn geschreven, wat de geschiedenis van de organisatie is, hoe het archief door de jaren heen is bijgehouden en welke beslissingen er zijn genomen bij het bewaren en weggooien van delen van het archief.
Uitleg over de toelichting
-
Begrip Uitleg Voorbeeld Samenvatting van de inhoud Een samenvatting van maximaal 50 woorden over de inhoud van het archief. In zo min mogelijk overlap met de overige 4 velden Dit is het archief van mediabedrijf X. Dit archief is ontstaan in 2000 toen de archiefvormer het bureau oprichtte. Het archief betreft niet alleen bedrijfszaken, maar ook vakantiefoto's en correspondentie met familieleden. Na overlijden in 2014 werd het archief door de zoon overgedragen. Taal en schrift De taal waarin de archiefstukken staan. Alle documenten zijn in het Nederlands, behalve de correspondentie met de Engelse partner. Die documenten zijn in het Engels opgesteld. Geschiedenis van de archiefvormer Ontstaan, taken, doelstelling van de archiefvormer, ofwel de instantie of persoon die door activiteiten archief maakt. De vereniging x werd te Rotterdam opgericht in 2003 en had vanaf het begin het doel te spelen tegen befaamde spelers uit de hele wereld. De hoogtijdagen waren van 2010-2013. 5000 Rotterdammers waren lid en beroemde wedstrijden werden gewonnen. Naast de wekelijkse oefeningen, organiseerde de vereniging uitjes naar tennisvelden over de hele wereld. Omdat het aantal leden terugliep, werd de vereniging kleiner totdat opheffing in juni 2014 volgde Geschiedenis van het archief Beschrijf hoe de documenten voor overdracht werden beheerd. Denk aan bestandsformaten, gebruikte hardware en software. Vanaf 1990 was het archief in beheer bij opeenvolgende secretaresses. Niet allemaal ordenden ze het archief even goed. De eerste documenten werden opgeslagen in wordperfect en werden daarna gemigreerd naar doc. Foto's zijn altijd opgeslagen in jpeg. Geschiedenis van de ordening en beschrijving Ordening en beschrijving De correspondentie van het verenigingsarchief werd geordend in digitale mappen per letter van het alfabet in een mappenstructuur. Alle andere stukken werden op datum in de mappenstructuur opgeborgen. Ieder mapje kreeg een jaartal als naam. Dit systeem is tot juni 2008 gebruikt.